Photos et comptes-rendus du déroulement de la deuxième coordination pour l'organisation des 2èmes Retrouvailles, Partenaires et Aides particulières

 

Album souvenir de la 2ème coordination

 

 

 

 

 

COMPTES-RENDUS DE REUNIONS

 

 

ORDRE DU JOUR 28/09/2011 de 9h à 12h et de 14h à 17h30

 

Salle de Réunion - Super Besse - CCAS - MF

 

1/ Bienvenue et Tour de table:

Quorum? Et désignation d'un  secrétaire de séance.

Présence féminine, pour nous assurer des bonnes décisions à prendre quant à l'accueil de nos collègues, quant aux décorations éventuelles, quant au choix de certains menus, en un mot, pour nouis guider dans les us et coutumes, pour la réussite de notre réception.

2/ Documents d'accueil:

Projection d'épisodes du film de 2 h "1ères Retrouvailles" tourné à Pleaux du 14 au 17/05/2009 par Alain MAUFROY.

(Offre t'on la réalisation aux participants des 2èmes Retrouvailles, absents des 1ères?).

Il y aura un carnet d'accueil de la MF de Super Besse. Est-ce que nous le personnalisons autour de nos Retrouvailles?

Nécessité d'une arrivée anticipée des membres du Comité de Coordination un jour ou deux avant les collègues?

Organisation de l'accueil personnalisé des Fulgurs et de leur famille: Visite de propreté avant l'arrivée dans les appartements, rose de bienvenue dans chaque gîte, menus papier à réaliser, programme d'animation, n° de téléphones d'urgence, plans de la région, etc? (plan avec attribution des chambres) à demander à Claude, caramels).

Banderole entrée accueil MF? (texte?)

Nécessité du port du badge avec nom et surtout photo à 20 ans. (20 foulards rouges)

Nécessité d'un rappel un mois avant l'évènement.

Réunion d'accueil le 08/06 au soir vers 18h30 avec discours de Bienvenue et Pot de l'Amitié.

Responsabilités de chacune et chacun, sur site? (important pour temps de loisirs pour tous)

 

3/ Invitations:

Personnes à inviter ou non: Mr et Mme Moncla, Mr et Madame Allier, Personnalité (Mr le Maire), Mr et Madame le Président CMCAS de Cherbourg?

Pour les personnes retenues, invitation totale ou avec participation?

Nous avons la possibilité chacun d'avoir des invités: Oui ou non? Si oui, combien?

 

4/ Questions diverses:

Remerciements écrits à la CMCAS de Cherbourg, pour son aide précieuse.

Survol du programme des animations, pour avis féminin.

Idées d'animations, etc...

 

Si temps en reste, on aborde la journée du 29/09/2011

 

17h30 fin de l'AM de travail et départ vers notre Résidence pour la soirée et le dîner pris en commun au Restaurant de la MF

 

C'est dans ce même Restaurant que nous prendrons notre petit déjeuner et déjeuner des

27 - 28 - 29 et 30/09/2011

 

 

 

ORDRE DU JOUR 29/09/2011 de 9h à 12h et de 14h à 18h

 

Salle de Réunion - Super Besse - CCAS - MF

 

 

1/ Etude de la Concention

 

Débat sur contenu et premier calcul d'un prix de journée à la prestation servie/ ou non.

Signature par le Président de la CMCAS de Cherbourg (explication)

Problème de l'Assurance particulière?

Questions diverses.

Acceptation ou demande de modification de cette convention?

(Tarif de base/jour/personne # 46.00 € - Coût réel/jour/personne = 30.00 €)

(Participation/jour/personne du 1% des électriciens et gaziers # 16.00 €)

 

2/ Prestations supplémentaires d'intendance:

Imprimerie des divers supports (menus, banderole d'accueil, plannings animation, sets de table, etc...?

Photo de la promo en 1959 en refait-on un tirage/participant? (Pierre ESPINASSE).

Si une rose  bienvenue dans chaque gîte retenu: 60 roses X 1.00 € = 60.00 €.

Choix du menu du Repas amélioré dit Festif: 17 € ou 20 € ou 25 € - 9.00 € = Prix du repas facturé.

Pour les croissants du week-end, on ne fait pas de choix, c'est la MF qui impose.

Pot d'accueil: Il fait partie de la prestation support convention (Oui à Pleaux, à faire préciser sur Super-Besse)

 

3/ Prestation supplémentaire Invitations:

Suivant la décision prise le 28/09/2011, personnes à inviter ou non: Mr et Mme Moncla, Mr et Mme Allier, Mr et Mme le Président CMCAS de Cherbourg? Et pour les personnes retenues, invitation totale: Nombre d'invités 6 (30 € X 3 jours) + Sup. RF = Coût à partager/Participants.

Invitztion François MONCLA

Nous avons la possibilité chacun d'avoir des invités: On se rapporte à la décision prise le 28/09/2011, mais maintenant, il faut décider si on les traite comme tous les participants aux retrouvailles, quant à la facturation? Si oui, ne pas oublier de tenir compte des 30 € de cotisation initiale et  de les réclamer.

 

4/ Prestation supplémentaire Culturelle:

Prestation Yves Laure (prestidigitation) offerte. Durée, en attente d'un contact avec Yves, actuellement en Espagne.

Prestation Pierre Letourneur (orgue et sono) offerte et en animations ponctuelles.

Proposition de la Compagnie de Théâtre"Martagons": 600.00 € en 2010.

Animations musicales par groupe local (RP MF, Emile Raynal et Michel Dubois), apéros et soirée dansante: 350 € en 2010.

 

5/ Calcul divers suppléments:

Le Comité de Coordination n'ayant pas encore fait ses choix, il nous faut faire un calcul de probabilités.

(Supposition: Prens Larivière, groupe musical et folklorique local et Repas festif à 20 € et que nous ayons 7 invités).

Imaginons que nous soyons 65 Fulgurs à participer aux Retrouvailles avec nos compagnes, 95 personnes sur 3 journées à la MF de Super Besse:

 

                                                                                                                      (85 pers)       (90 pers)

 

Coût Séjour:                                              30.00 €x3 joursx X personnes = 7 650.00 €    8100.00 €

Coût Rep. Fest:                                             (28 €-9.00 €) x X personnes = 1615.00 €    1710.00 €

Coût Accueil:                                    (fleurs Monique 50 €+caramels 20 €) =     75.00 €        75.00 €

Coût DVD                                                               (achat+gravure+envoi) =     58.00 €       58.00 €

Coût Animation musicale:                                  270 €+RF, 2 (20 €-9.00 €) =   304.00 €     304.00 €

Coût Théâtre local:                                 200 €(RF: Pris en charge par MF) =   300.00 €     300.00 €

Coût Invit:                           2 inv x (30.00 €x3 jours) + RF, 2(28 €-9.00 €) =   218.00 €     218.00 €

Coût réunion préparation et mise en route                                                =  2106.00 €   2106.00 €

                                                            

                                                                                                                   _____________________

Dépenses, Total Prévisionnel                                                                      12 326.00 €   12871.00 €

 

Soit par participant: 12 326.00 € : 85 = 145.00 €uros

Soit par participant: 12 871.00 € : 90 = 143.00 €uros

 

Par rapport à la Convention, il va être nécessaire dans un tel prévisionnel de revoir la participation par personne à la hausse, soit 145.00 €. Donc, par participant le séjour tout compris à 145 € ferait une dernière cotisation, (chaque famille ayant déjà versé 30.00 € à: 

- 130 € + (30 €:2) = 145.00 € par personne, (soit: 48.33 €uros/jpur/personne).

Ce qui nous verrait avoir en recettes: 145.00 € x 85 = 12 325.00 €

 

Recettes, Total Prévisionnel 12 325.00 €

 

Même raisonnement pour 110 personnes, nous pourrions donc facturer le séjour 130.00 €+ les 15.00 € déjà encaissés, le séjour de 3 jours reviendrait à 130+15 = 145.00 €/personne (48.33 €/jour/pers). Ce qui nous verrait avoir en recettes: 145.00 € x 90 = 13 050.00 €

 

Recettes, Total Prévisionnel 13 050.00 €

 

Avec 85 personnes, nous avons  moins un €uro au budget

 

Dans les deux cas, à la fin de l'opération, on peut rembourser les frais de fonctionnement des membres du Comité de Coordination et acheter et faire graver les DVD, si nous retenons l'option. Nous pourrions demander une aide artistique de la CCAS, de façon à soulager financièrement notre partie artistique, ce qui nous ferait faire une économie de 600.00 € sur la prestation de la compagnie "Martagons".

 

Ce calcul de prévisionnel a été fait pour nous aider à prendre nos décisions, afin d'optimaliser un bon déroulement de nos Retrouvailles.

 

6/ Nouvel Appel de Fonds:

Suivant notre décision, nécessité d'un ou deux appels de fonds et à quelles dates?

Garde t'on le même fonctionnement que pour l'appel initial, à savoir:

Prats: Gaulard, Carnot, Papin.

Delrieux: Duperray, Joubert, Leblanc.

Billet: Ampère, Boucherot.

Fernandès: Arsonval, Planté, Mollier.

Simonet: Potier, Desprez, Blondel.

Alain Lenormand: Trésorier Principal.

 

Dates butée d'inscription définitive? (Au 30/04/2012, il faut donner à la DR le listing final).

 

7/ Elaboration du planning des 3 jours:

Planning pour le 08/06/ toute la journée, le 11/06 au matin (prendre document papier prépaté).

Horaires, sorties collectives ou individuelles sur des sites particuliers, réunion et pot d'accueil, animations ponctuelles sportives ou culturelles, sorties pédestres, etc...

Discours officiels: Qui se charge de les mettre en forme et qui se charge de la déclamation?

 

8/ Création Amicale ou rattachement:

Assemblée démocratique de la 36ème, décide de la création de notre amicale ou du rattechement à Amicales Energie.

Possibilité de les faire venir: Michel Rolland - 06 71 26 22 33.

 

9/ Accès à la MF de Super Besse:

Si arrivée par SNCF, il faudra prévoir une navette Super Besse/Clermont-Ferrand?

 

10/ CMCAS:

Refait on un courrier aux CMCAS des Ressortissants? Non.

CMCAS ayant déjà participé: Cherbourg.

Alerte t'on la Présidence de la CCAS? (75 chemins de vie) CCAS Info.

 

11/ Camping Caristes:

Super-Besse possède des emplacements campeurs libres (10 emplacements).

Laisse t'on la possibilité aux collègues en camping car de pouvoir en profiter? (Paiement d'un emplacement et non facturation de la nuitée) Non

 

12/ Questions diverses:

Matériel nécessaire au bon déroulement (faire liste).

Faire bilan à chaque participant des Retrouvailles.

Invitation Territoire Centre/Auvergne au repas festif.

Frais de transport des invités, à leur charge ou non?

Si arrivée avant ou départ après, faire de réservations individuelles? (Claude Gagneux).

Il semble que nous ne pourrons plus facturer à la prestation servie, mais à la journée.

Organisation d'une journée car = 8 €, resto = 21 €-9 € = 12 € et visites (A/M)= 5 €, soit 25 €/personne. Non.

 

17h30 fin de la journée de travail et départ vers notre Résidence pour la soirée et le repas du terroir pris en commun au Restaurant de la MF

 

CECI EST UN DOCUMENT DE TRAVAIL ET DE REFLEXION ELABORE EN SEPTEMBRE 2011, AFIN D'ORGANISER AU MIEUX LES DEUXIEMES RETROUVAILLES

 

 

 

 

 

ORDRE DU JOUR